Bookman: Der persönliche Buchhaltungsservice

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13. Januar 2012 |  Sebastian Badenberg

Der Buchhaltungsservice Bookman will die Buchhaltung für den Anwender zur Nebensache machen. Jetzt wurde in Kooperation zwischen Lexware und der Bookmann Deutschland Rechtsanwaltsgesellschaft ein Service realisiert, der dafür sorgen soll, dass sich kleine und mittlere Unternehmen intensiv ihrem Kerngeschäft widmen können – und trotzdem immer alle aktuellen und für das Unternehmen wichtigen Zahlen im Blick haben. Wie soll das in der Praxis gehen? Wir haben nachgefragt.

Jochen Diehm (Foto) ist Geschäftsführer der Diehm Bookman Steuerberatungsgesellschaft mbH (http://bookman.lexware.de).

Ihr Buchhaltungsservice Bookman will die Buchhaltung für den Anwender zur Nebensache machen. Wie soll das gehen?
Der Unternehmer spart Zeit, da sich die internen Vorbereitungen für die Buchhaltung auf wenige Minuten minimieren. Das Vorbereiten eines Pendelordners entfällt und alle Belege verbleiben im Unternehmen. Der Unternehmer scannt lediglich seine Rechnungen ein und übermittelt diese an Bookman. Die persönliche Bookman-Buchhalterin erstellt dann die Buchhaltung inklusive der Umsatzsteuervoranmeldung und bereitet auf Wunsch auch den Zahlungsverkehr vor.

Bitte geben Sie uns einen Überblick über den Ablauf. Wie funktioniert der Service im Tagesgeschäft?
Der Unternehmer muss lediglich seine Rechnungen mit einem Barcode bekleben (die er von Bookman erhält), scannt diese ein und überträgt die Daten an Bookman. Die persönliche Buchhalterin erstellt daraufhin die Buchhaltung inklusive der Umsatzsteuervoranmeldung. Bookman bucht auf Wunsch auch wöchentlich, 2 x wöchentlich oder täglich. Nach dem Buchen werden die Zahlen aktuell in der Software bookman Unternehmer Cockpit angezeigt.

Gibt es auch Auswertungen?
Die Auswertungen (BWA, Offene-Posten-Listen, Kassenbuch) erscheinen direkt am Bildschirm. Hier kann sich der Unternehmer direkt von der BWA auf das einzelne Konto bis zum eingescannten Beleg durchklicken. Auf Wunsch bereitet Bookman auch den Zahlungsverkehr anhand der fälligen Rechnungen vor. Auch der Zahlungsverkehr wird dann bequem im bookman Unternehmer Cockpit abgewickelt.

Wie schnell stehen diese nach der Übersendung der Belege zur Verfügung?
Das hängt vom vereinbarten Buchungsrhythmus ab. Bei einem wöchentlichen Buchungsrhythmus 2 Tage, nachdem der Beleg gescannt wurde.

Was muss der Nutzer für Belege beibringen, damit Bookman die Buchhaltung erledigen kann?
Bookman benötigt die Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie die Kassenbelege des Unternehmens. Das Kassenbuch führt der Unternehmer direkt im bookman Unternehmer Cockpit. Die Kontoauszüge ruft Bookman direkt von der Bank des Unternehmers ab.

Wie kann das Einscannen von Belegen beschleunigt werden? Viele Belege sind geheftet oder schwer leserlich. Was tun?
Jeder Unternehmer erhält im bookman-Startpaket einen leistungsstarken Kodak-Dokumentenscanner. Dieser zieht 20 Blatt/Minute ein. Das Einscannen von kleinen Thermobelegen wie z. B. Tankbelegen funktioniert problemlos. Die Belege müssen wie beim Kopieren vor dem Scannen enttackert werden.

Um was handelt es ich bei dem bookman Unternehmer Cockpit?
Beim bookman Unternehmer Cockpit handelt es sich um eine von Haufe-Lexware entwickelte Software, mit der der gesamte Prozess vom Scannen der Belege bis zum direkten Zugriff auf die Ergebnisse der Buchhaltung ab‧gebildet wird. Der Buchhaltungsservice der Bookman Deutschland GmbH Rechtsanwaltsgesellschaft ist somit quasi in die Software „integriert“.

Ersetzt der Service den Steuerberater?
Bookman ist vollständig auf Buchhaltungs- und Lohnservice spezialisiert. Der Kunde behält seinen bisherigen Steuerberater für die Erstellung des Jahresabschlusses und die Steuererklärungen sowie für die Beratung. Der Kunde kann seinem Steuerberater einen Zugriff‧ auf die aktuellen betriebswirtschaftlichen Daten gewähren. Durch die Aktualität der Daten kann der Steuerberater eine fundierte betriebswirtschaftliche Beratung durchführen. Bookman arbeitet problemlos mit dem Steuerberater des Kunden zusammen und liefert die für den Jahresabschluss notwendigen Daten inklusive Anlagenbuchhaltung im Datev-Format.

Und den Buchhalter?
Die Kunden haben bei Bookman ihre persönliche Buchhalterin, mit der Qualifikation Steuerfachangestellte und/oder Bilanzbuchhalterin.

Wie steht es mit Sicherheit und Datenschutz?
Die Daten für den Live-Betrieb befinden sich – mehrfach gegen Verlust gesichert – ausschließlich in einem deutschen Rechenzentrum.

Was kostet der Service?
Der Preis für die Buchhaltung richtet sich in erster Linie nach dem jeweiligen Monatsumsatz. Zusätzlich wird eine Kategorie für den Schwierigkeitsgrad und das Belegvolumen des Kunden festgelegt. Das bookman-Startpaket (Dokumentenscanner inklusive Einrichtungsgebühr) kostet einmalig 399 Euro netto.

Wer ist die Zielgruppe?
KMUs , Shopbetreiber und Existenzgründer, Selbstständige und Freiberufler.